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Page 1 sur 3 L’une des tâches essentielles de tout chef d’entreprise moderne est la planification des activités de sa firme à court et moyen terme. Il doit définir ses objectifs, contrôler sans cesse les moyens mis en œuvre et la route suivie, les adopter en fonction des éléments économiques externes ou internes.
Pour prendre ces décisions vitales à l’entreprise et mesurer leur impact, le gestionnaire utilise une comptabilité analytique. Mais, cette dernière ne dispose bien souvent que des données primées et d’instrument peu facile à manier avec précision et rapidité. C’est la raison pour laquelle l’outil de gestion dont elle a besoin est un bon système d’information de gestion.
Section 1 : Définition et principales fonctions du système d’information
1. Définition du système d’information :
Pour mieux comprendre ce qu’est un système d’information, il faut tout d’abord définir le mot système.
Un système est une intégration d’éléments ayant pour but l’atteinte
d’un objectif. Les systèmes sont généralement ouverts, c’est-à-dire
qu’ils interagissent avec leur environnement. C’est aussi, une
distribution d’un ensemble d’objets de connaissance selon un ordre qui
en rend l’étude plus facile. Un système est établi à partir des
différentes entrées, qui feront l’objet d’un traitement, pour au final
générer le résultat voulu, ce qui est représenté dans le schéma
suivant. Schéma n°04 : Concept général d’un système  Concept général d’un système 1.1. Les systèmes de la comptabilité analytique :
Selon les rapports qui existent entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique, on distingue deux systèmes de comptabilité analytique :
a) Comptabilité analytique intégrée :
- Par intégrée, il faut entendre intégrée à la comptabilité générale. Elle peut se faire à deux niveaux selon l’importance de l’entreprise :
- Pour les petites entreprises, ou bien lorsqu’il n’est fabriqué qu’une seule famille de produits dont la réalisation est peu complexe, on affecte simultanément les charges et les produits en comptabilité générale et en comptabilité analytique. Ce système permet de tenir les stocks, mais il rend complexe la détermination du résultat analytique.
- Dans les entreprises plus importantes tel que SONATRACH, l’affectation est également simultanée, mais au moyen de codes d’affectation différents. Ces codes d’affectation permettent l’établissement des coûts suivant plusieurs critères : situation géographique, clients, produits…
b) Système comptabilité analytique autonome :
Dans ce système, en général plus souple, plus performant mais plus lourd, le passage de la comptabilité générale à la comptabilité analytique s’opère par l’intermédiaire de comptes réfléchis (compte n°90, voir annexes). Le plan comptable précise que ces comptes permettent d’assurer le contrôle de concordance entre les deux comptabilités.
1.2. Caractéristiques de l’information :
La prise d’une bonne décision est liée aux bonnes informations. Ces dernières sont caractérisées par :
- La précision : La précision peut être souvent obtenue au détriment de la rapidité. Elle peut être autant précise que possible si les besoins ont été exactement définit. Par exemple, préciser ce qu’on veut obtenir comme information (le nombre d’heures de travail, de stagiaires, les contrats temporaires) ou par exemple, à quel moment on veut l’obtenir (fin du mois, par trimestre…)
- L’utilité et l’élasticité
- Fiabilité : Pour être fiable, une information doit être précise le plus prés possible de l’élément qui la génère. Il est important également de s’approvisionner toujours de la même source afin d’éliminer les différences d’appréciation des faiseurs de données.
- Rapidité : Le gestionnaire à besoin d’être informé rapidement, car il devra ‘’ rectifier le tir ’’ dés que possible, s’il veut espérer une certaine efficacité. Une décision prise trop tard peut être prise à contretemps et avoir l’effet inverse de celui espéré.
- Coût : Ce sera la résultante des caractéristiques précédentes. Car une information précise, fiable et rapide coûtera cher. Une information inutile sera toujours trop chère. Il convient donc, de faire le choix qui sera le meilleur compromis entre précision, fiabilité et rapidité d’accès.
Un système d’information, pour sa part, est un ensemble de sous -systèmes qui retrace, collecte, traite, analyse, emmagasine et distribue l’information de manière à faciliter la prise de décisions et de trouver les solutions appropriées au bon moment aux problèmes de la comptabilité analytique.
C’est aussi un ensemble finalisé d’états, de délais et de procédures auquel une entité doit se conformer pour rendre compte aux organes chargés du contrôle ou du suivi des réalisations.
Un tel système ne doit pas être trop complexe, trop sophistiqué, mais pratique, précis, rapide dans sa compréhension et son utilisation et, surtout, il doit être tourné directement vers l’action.
Schéma n°05 : Couplage du système d’information avec le système de pilotage et le système opérant
 Couplage du système d’information avec le système de pilotage et le système opérant Le système d’information permet le couplage entre le système de pilotage qui représente les membres de la direction comptabilité analytique et le système opérant représenté par les membres exécutifs comme le montre le schéma suivant.
Présentement, le système d’information utilise très souvent l’informatique pour remplir adéquatement son rôle, en transformant les données à l’état brut en information utiles pour les dirigeants.
2. Les principales fonctions du système d’information :
Le système d’information exécute une multitude de fonctions et de missions qui peuvent être réparties sur cinq fonctions principales :
2.1. Assemblage des données :
La fonction initiale du système d’information est d’assembler les données, ceci comporte plusieurs étapes. Avant de réaliser cette mission, il est nécessaire de répondre aux questions suivantes :
-Quelles sont les données qui doivent être assemblées ou collectées et quelles sont celles à éliminer ou à écarter ?
-Combien est le nombre de données en relation avec cette opération ?
-Qui est charger d’assembler ou de collecter les données ?
Après accomplissement de ces étapes initiales, on commence à exécuter les activités suivantes :
- L’enregistrement des données
- La codification des données : en utilisant un ensemble de codes pour abrogation
- Classification des données : la division des données en groupes similaires selon des critères communs.
- La technique des données : Il faut s’assurer de la fiabilité et l’authenticité des données.
- Transfert des données : d’un milieu d’enregistrement à un autre milieu, sans changer la nature des données.
2.2. Traitement des données :
Après assemblage, les données sont prêtes pour le traitement, afin de les transformées en informations acceptables, cela après :
- Le dépouillement des données (par exemple pour les ventes, il s’effectue selon le type de produit ou de client).
- Calcul des données, par exemple, par la multiplication du taux de commission par la valeur des produits vendus pour chaque délégué, ensuite les additionner pour obtenir le total des commissions de la société.
- Comparaison des données : En analysant les données de vente selon les zones de vente et synthétiser les résultats obtenus par les étapes précédentes.
2.3. Production d’information :
Par l’élaboration des rapports et leur expédition.
2.4. Gestion des données :
Elle comporte trois activités principales :
-Emmagasinage des données dans des dossiers
-Entretien des données, en ajoutant ou en éliminant des dossiers
-Restitution des informations
2. 5. Contrôle et sécurité des données :
Lors de l’accomplissement des fonctions sus-indiquées, certaines données pourraient être égarées, volées ou falsifiées, en conséquence, le système d’information se doit de protéger et de sécuriser l’exactitude des données. Ce qui permettra de voir si le système en question fonctionne suivant les mesures et règles imposées.
3. Place de la comptabilité analytique dans le système d’information
Le système d’information constitue une des bases de l’élaboration d’une comptabilité analytique au sein d’une entreprise, car il représente un des points essentiels pour une bonne gestion.
Grâce au schéma suivant, il sera plus facile de définir, de comprendre et de déterminer l’importance et la place du système d’information par rapport à la comptabilité analytique et vis vers ça.
Schéma n°06 : Place de la comptabilité analytique dans le système d’information
 Couplage du système d’information avec le système de pilotage et le système opéran |
